生成AIで議事録はどう変わる？無料活用と業務効率化の秘訣

生成AIと議事録作成の無料活用とは

近年、生成AIを活用した会議の議事録作成が無料で実現できる手法が注目されています。特に企業のDX推進担当者やAI導入担当者にとって、業務効率化やコスト削減の観点から関心が高まっています。会議中の発言をAI音声認識技術で取り込み、要点を自動的にテキスト化するAI議事録ツールの登場により、担当者の作業負担が大幅に軽減される事例が増えています。例えば、従業員100人規模の企業では、従来は会議ごとに手入力で膨大な記録を作成していたため、残業が常態化していました。しかし、無料で利用可能な生成AIを導入し、討議内容をAIに取り込む仕組みを構築した結果、重要事項の抽出工程が自動化され、担当者の業務時間を大幅に短縮することに成功しています（参考）。

これらの取り組みは実質的なコストゼロで始められるケースも多く、大企業だけでなく中小企業にも幅広く導入が可能です。ただし、便利さの裏にはデータの取り扱いに関する法的リスクやセキュリティ上の注意点があるため、導入前にAIツールの安全性や利用規約をしっかり確認することが重要です。

AI議事録ツールの特徴と選び方

自動議事録ツールといっても、提供元や機能によって得意分野が異なります。例えばOtter AIは英語音声を高精度かつリアルタイムで文字起こしできる強みがありますが、日本語には対応していません（参考）。海外との会議や英語学習の目的が多い企業には適しており、無料版と有料版があるため、まずは無料で試して検証できるのがメリットです。

一方、大学や企業向けに提供されるAI議事録機能としては、オンライン会議プラットフォームと連携するタイプが注目されています。例えば、UW–MadisonではZoomやWebexを介してAI会議アシスタントを無料で利用できる環境が整っています（参考）。またZoomはAIコンパニオンを導入し、複数ステップにわたる作業を自動で管理するサービスを展開しています（参考）。これらの機能を活用すれば、会議中の発言の文字起こしや要約、アクションアイテムの抽出などを一気通貫で実行でき、社内の議事録作成を効率化できます。さらに、イェール大学のように安全な学内インフラを用いたAIチャットボットやAIツールを提供している機関もあります（参考）。セキュリティ要件が高い企業は、これらの技術連携や導入事例を参考にすると安心して導入を進められるでしょう。

自動議事録で得られる業務効率化と注意点

生成AIやAI音声認識を使った議事録作成は、手動による文字起こしや要点抽出の手間を大幅に削減します。これにより、人や部署によってクオリティがばらついた従来の議事録よりも、統一された書式や議事録テンプレートを利用しやすくなる利点があります。また、AI議事録ソフトや議事録アプリであれば、会議録をクラウド上で管理し、議事録の共有や議事録編集が簡単に行えます。

ただし、所有するデータの扱い方には慎重を期す必要があります。たとえば、会議の中で機密性の高い内容が話し合われる場合には、外部クラウドに音声や文字情報が送信される以上、情報漏えいや規定違反のリスクがゼロにはなりません。UW–Madisonのケースでも、法律で保護される特定情報（FERPAやHIPAAなど）に対応したAI会議アシスタントの使い方が示されており、利用規程の遵守や点検が必須となっています（参考）。AIが生成した議事録の内容をそのまま社外に公開したり、校正せずに共有したりすると誤りが含まれる可能性があります。したがって、最終チェックを行うフローを整え、セキュリティ面も含めた利用ガイドラインを明確にしておくことが大切です。

無料セミナーや研修情報を活用しよう

生成AIやAI議事録を使いこなすには、ツールの導入だけでなく、社内のAIリテラシー向上や実践的な学びの機会が必要です。例えば、ある地域の中小企業団体では、無料で受講できる体験型の研修が開催され、議事録作成やチラシ作成などの事例を通じて生成AIの活用を学ぶ機会が提供されています（参考）。また、東京都では生成AIの最新動向や具体的な活用事例を紹介するオンラインセミナーが無料で開催されており、業務自動化や効率化の実例を分かりやすく学ぶことができます（参考）。

さらに、ある商工会議所が実施している「生成AIの基礎とビジネス活用講座」では、GoogleやMicrosoftが提供する生成AIの基礎から、実際のビジネス現場で活かす方法まで紹介されています（参考）。また、大学では教職員向けに無料のワークショップが定期開催され、実際のAIツール導入事例や導入後の組織的な活用法について学ぶ場が設けられています（参考）。こうしたセミナーを活用すれば、社内プロジェクトにAI技術を取り込む際の課題やノウハウを効率的に吸収しやすくなるでしょう。

社内でのAIリテラシー向上と定着化

組織全体にAIを導入し、PoC（概念実証）段階で終わらずに実務に定着させるには、社内のAIリテラシーを高める取り組みが不可欠です。特に「生成AIを導入したものの使いこなせずに活用が進まない」という悩みを多く耳にします。このギャップを埋める施策として、専門家が組織の実情に合わせてAI活用のアイデアを提案する支援サービスを使う方法があります。例えば、中小企業診断士として経営支援の知見を持つエンジニアが、生成AIの具体的な活用法を企業規模や業種に応じて提案する事例もあります（参考）。

また、AIを実際に動かす部門と管理部門、経営層との間で情報共有が円滑に行われる仕組みがあれば、現場レベルの課題感が経営陣に伝わりやすくなります。さらに、議事録作成という具体的で成果の分かりやすいタスクから着手するのは非常に有効です。一度成功事例を作れれば、社内でAIの有用性に対する理解と信頼が高まり、より広い業務領域へと展開しやすくなるでしょう。セキュリティやプライバシーに配慮しつつ社内教育を進めることで、企業全体が生成AIを使いこなす段階にスムーズに移行できるはずです。

まとめ・今後の展望

生成AIを活用して議事録を無料で作成する仕組みは、会議の多い企業にとって大きな期待が寄せられています。音声認識や自動的なテキスト化は、効率化ツールとしてのインパクトも大きく、人手不足に悩む組織にとって有効な手段となるでしょう。一方で、AIを導入する際にはデータのセキュリティや法的リスク、情報漏えいのリスク管理が欠かせません。導入初期はポジティブな側面だけに注目しがちですが、長期的視点で安全対策や実務フローの最適化に取り組むことが、DX推進における本当の成果へとつながります。

本記事で紹介したように、Otter AIやZoom AIコンパニオンなどの様々な無料ツール・サービスが登場しており、研修やセミナーの開催も盛んです。大企業だけでなく中小企業にとっても導入のハードルは決して高くありません。まずは小さな成功体験を積み重ね、社内のAIリテラシー向上と人材育成に取り組むことで、議事録作成をはじめとした業務自動化のシーンが大きく開かれるはずです。社会全体で生成AIや自動議事録への注目度が高まる今こそ、導入と活用に向けた最初の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

監修者

安達裕哉（あだちゆうや）

デロイトトーマツコンサルティングにて品質マネジメント、人事などの分野でコンサルティングに従事しその後、監査法人トーマツの中小企業向けコンサルティング部門の立ち上げに参画。大阪支社長、東京支社長を歴任したのち2013年5月にwebマーケティング、コンテンツ制作を行う「ティネクト株式会社」を設立。ビジネスメディア「Books&Apps」を運営。
2023年7月に生成AIコンサルティング、およびAIメディア運営を行う「ワークワンダース株式会社」を設立。ICJ2号ファンドによる調達を実施(1.3億円)。
著書「頭のいい人が話す前に考えていること」が、82万部（2025年3月時点）を売り上げる。
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